Changement de locaux de l’entreprise : comment ne rien oublier ?

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Un déménagement ne doit jamais être pris à la légère, peu importe la taille de l’entreprise. Cette opération nécessite toujours un minimum de préparation. Il faut établir une liste détaillée des différentes tâches, penser à prévenir et impliquer les différents collaborateurs, trouver un prestataire fiable… Autant de détails à ne pas négliger. Ci-dessous les étapes clés par lesquelles il faut passer pour réussir un déménagement d’entreprise.

Déménagement d’entreprise : trouvez un bon prestataire

Avant toute chose, le plus important consiste à trouver une entreprise de déménagement fiable et disponible à la date prévue. C’est une démarche qui doit se faire de nombreuses semaines en amont, car la plupart des déménageurs ont un planning qui affiche complet dès le début de l’année.

En outre, il faut aussi comparer les différentes offres et aller à la rencontre des prestataires pour obtenir les estimations de coûts. Ces derniers doivent être détaillés et compréhensibles comme les devis de déménagement de Produdem et vous pouvez obtenir également un calculateur de volume et plusieurs devis. Ainsi, vous pourrez comparer afin de sélectionner la meilleure offre.

D’ailleurs, il ne faut pas oublier de consulter les différents avis et témoignages des clients au sujet des déménageurs, vérifier les indemnisations proposées, les prestations prises en charge : le déménageur assure-t-il le déplacement des meubles ou seulement leur transport ?

Il est également recommandé de se tourner vers un professionnel certifié NF ayant adhéré à la Chambre Syndicale du Déménagement (CSD) afin de se prémunir en cas de litiges. Vous aurez ainsi la garantie de bénéficier de services de qualité.

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Effectuez les différentes démarches administratives

Une fois les cartons emballés, le déménageur trouvé et la date du déménagement fixé, il faut se pencher sur les différentes démarches administratives nécessaires pour une entreprise. Il s’agit généralement des différentes modifications administratives à faire auprès des autorités compétentes, notamment le changement d’adresse professionnelle qu’il faut déclarer auprès des administrations françaises.

Parmi les organismes à prévenir quand l’entreprise déménage, il y a aussi le CE et le CHSCT, ainsi que l’assureur, les fournisseurs et la préfecture qui a besoin de la nouvelle adresse pour l’immatriculation et le Kbis.

Il faut également notifier en amont les clients, partenaires et autres collaborateurs de ce changement en leur envoyant un courrier ou un mail. Il convient également de changer l’adresse sur les moteurs de recherche et annuaires et de mettre à jour le site internet de l’entreprise.

En outre, il convient de modifier progressivement l’adresse de l’entreprise sur tous les documents officiels comme les brochures, les papiers à en-tête ou les cartes de visite. Le déménagement est une occasion de revoir et mettre à jour la charte graphique des différents supports de communication de l’entreprise.

Pour éviter le gaspillage, il faut essayer de s’organiser de manière progressive pour que les stocks actuels de documents s’épuisent naturellement et que l’impression de nouveaux documents se fasse dans les semaines ou les jours qui précèdent le déménagement effectif dans les nouveaux bureaux de l’entreprise.

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