Stockage des archives papier : organiser l'archivage est une priorité !

Chaque jour, factures, courriers et papiers administratifs prennent de la place dans les bureaux de votre entreprise. Plus le temps passe, plus cette masse de documents grossit et vous avez du mal à les classer et à les traiter rapidement et efficacement. Vous avez pourtant à cœur de bien les conserver pour vos besoins futurs. Sachez que vous devez faire preuve d’organisation afin que l’archivage des éléments papier de votre entreprise se fasse convenablement. Cela impose de la rigueur et du professionnalisme, d’où la nécessité de faire appel à une structure experte en la matière pour vous aider.

Sommaire

Identifier tous les documents papier à archiver

Le préalable à l’organisation du stockage des archives papier de votre entreprise est d’identifier tous les documents à conserver. À ce propos, il est bon de savoir que tout document qui a été produit par votre entreprise doit être archivé dès qu’il a rempli sa fonction première. Cela dit, vous devez être à même d’identifier tous les documents qui ont bel et bien servi et qu’il faut mettre de côté. Dans le lot de ces papiers, certains pourraient être conservés définitivement et être considérés comme des éléments historiques de l’entreprise. Il est possible que d’autres soient réutilisés pour apporter des preuves de certaines opérations en cas de litige ou de contentieux. En faisant une bonne identification de vos documents papier à archiver, vous saurez les catégoriser et y avoir accès rapidement.

Archiver en interne ou solliciter un spécialiste : quelle est la bonne option ?

Vous gagnez à mener une réflexion afin de savoir si vous avez plus intérêt à archiver vos documents en interne ou s’il est mieux de solliciter un spécialiste. Beaucoup d’entreprises choisissent la deuxième option, ce qui leur permet de se décharger d’une tâche complexe et chronophage qu’est l’archivage. Si vous décidez de faire comme elles, le spécialiste que vous contacterez pourrait vous inviter à établir un devis pour estimer le coût de la prestation.

Le choix d’un endroit approprié pour le stockage des archives papier

Photo Arcalys : gestion d’un entrepôt d’archivage sécurisé

Dans l’organisation du stockage de vos archives papier, pensez à l’endroit où vous les stockerez. C’est d’ailleurs principalement cet aspect de la question qui pousse au regret les entreprises ayant choisi de conserver elles-mêmes leurs archives papier. En effet, en interne, elles stockent leurs éléments papier dans des endroits qui ne réunissent pas les conditions optimales de stockage. Alors qu’en s’adressant à un professionnel du stockage et archivage, des entrepôts et locaux adaptés à la conservation du papier leur seront proposés. C’est donc la certitude de retrouver ses documents en bon état. Avec un expert de l’archivage, vous avez droit à des armoires de stockage, des palettes, des containers, des bacs ou encore des racks dans lesquelles vos archives papier seront bien stockées. Ces solutions de stockage réunissent de bonnes conditions en termes de luminosité et de protection contre la poussière, l’incendie et les nuisibles.

Mise en place d’un système pour la consultation des archives papier en cas de nécessité

Lorsque vous mettez vos documents aux archives, prévoyez le fait que vous pouvez avoir besoin de les consulter à tout moment. Il faudrait donc qu’un système soit mis en place afin que cette consultation se fasse rapidement. C’est même un des points importants considérés pour juger de l’efficacité du travail des professionnels de l’archivage. La plupart de ceux-ci échangent avec leurs clients pour la mise en place d’un système de droits et d’autorisations. Et c’est seulement les personnes qui détiennent ces droits et autorisations qui peuvent consulter les archives de l’entreprise. Il est bon de noter, sur ce point, que des droits partiels peuvent être accordés, ce qui limite l’accès à certains types de documents.

Penser au devenir des archives papier après expiration de leur délai légal de conservation

Pendant l’organisation de l’archivage de vos documents, réfléchissez sur ce que ces documents deviendront après leur délai légal de conservation. D’abord, sachez que les entreprises ont l’obligation de conserver leurs archives pendant une durée déterminée, qui peut être de 2 ans, 3 ans, 5 ans ou 10 ans. Après donc l’archivage d’un document par une structure professionnelle, il peut être possible de le récupérer et le présenter lors d’un problème survenant pendant sa période de conservation (contrôle de l’administration, procès avec un client ou un fournisseur…). Une fois que le délai de stockage des archives est écoulé, l’organisme de stockage consulte l’entreprise afin qu’une décision soit prise soit pour un classement final, soit pour une destruction.